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因公出国(境)管理系统

系统背景

    随着“一带一路”国家战略的推进实施以及我国开放型经济的深入发展,中国企业的海外经营活动迎来了更多机遇。企业跨国商务往来愈加频繁,因公出国(境)和来华人员不断增多,对企业外事管理工作带来了挑战。

    作为企业外事管理的重要组成部分,出国(境)管理业务是企业实现国际化战略的重要保障。但在传统方式下,国内央企、国企、大型集团企业的出国(境)管理工作常面临:办理程序复杂繁琐,牵涉部门众多,集团下属企业跨地域、数据不能共享,因公出国团组和人数众多,主管部门工作量大等现实问题。如果不能规范管理、科学管控外事工作,不仅耽误企业商务运营,更可能带来更大的负面影响。

    在信息化发展成熟的当下,企业利用IT手段来建立、健全企业的外事管理体系,可以规范和加强管理,提高出国(境)业务办理效率及管理水平,更为企业拓展海外商务、提升国际竞争力提供了一个重要支撑工具,势在必行。

监管要求

    近年来,党中央、国务院对党政干部因公出国(境)问题高度重视,先后出台一系列规定和办法,对因公出国(境)管理工作提出明确要求。

慧点科技因公出国(境)管理系统-监管要求

系统简介

    慧点科技因公出国(境)管理系统是慧点科技依据对众多大型集团企业外事管理业务研究和信息化经验,基于“服务化”和“协同化”的设计理念打造的企业外事管理平台。系统帮助企业建立和固化了一套规范化、全生命周期的因公出国(境)管理机制,并完整贯穿于整个出国(境)业务管理流程,实现了外事信息门户、因公出国计划管理、出国业务审批、外国人来华邀请函管理、证件管理的电子化操作,支持便捷查询统计与监控提醒,还可与外部接口集成实现生物信息采集、授权公网自动上报等,为企业员工和外事主管部门提供了高效、畅通、便捷的因公出国(境)业务办理通道, 提升企业外事工作效率及管理水平。

慧点科技因公出国(境)管理系统功能架构图
慧点科技因公出国(境)管理系统功能架构

系统功能

    ● 信息门户

    信息门户包含了通知公告、外事动态、外事服务、网上问答、相关链接等信息发布功能。同时作为办公区的入口,提供了用户有关的待办事宜、监控提醒等信息,使用户可以方便地了解外事工作的当前状态及各项办事流程。

    ● 因公出国(境)计划管理

    因公出国(境)计划管理模块是系统的重要组成部分,实现对各级企业年度出国计划的上报、审批和数据汇总;并与出国审批相关联,判断申请出国(境)批次是否在计划内,辅助领导决策。

    ● 因公出国(境)管理

    因公出国(境)管理模块提供对因公出国(境)个人或团组手续办理的全程电子化管理,包括因公出国团组登记、任务批件生成、护照办理、签证办理等相关事宜,并将申请信息上报至外交部,完成团组护照、签证办理信息的上报工作。

    ● 外国人来华邀请函管理

    外国人来华邀请函管理模块是对邀请外国相关业务人员来华的过程进行管理,系统提供邀请函申请、流程审批、审批处理过程历史查看等操作,支持被邀请人信息导入和按照格式要求在线生成、打印邀请函。

    ● 证件管理

    证件管理模块实现了对集团总部与下级申报企业的因公证件(护照、通行证等)的统一管理,包括因公证件的有效期、借出/归还、注销管理和催交提醒等,可支持批量借出/归还,减少人工管理的工作量,提高办事效率。

    ● 监控提醒

    系统能够对因公证件有效期进行到期监控提醒,对申报与计划不吻合、人员出访频次超限定、证件逾期未归还等违规行为提供分级警告。通过与邮件、短信平台集成,自动将预警信息发送给外事业务负责人及相关用户,实现智能化管理。

    ● 查询统计

    系统提供快速准确、种类多样的复合查询统计功能和外交部制定的标准报表模板,企业可根据管理要求,统计生成上报外交部的标准报表,以及上报集团总部、日常工作(护照类、签证类、出境证明类、邀请外国人来华等)所需的信息数据,支撑决策和管理提升。

    ● 系统管理

    系统实现对基础资料数据的处理、数据字典、报告模板的维护,以及对下属企业的多级用户管理、审批管理和业务分级管理等。

    ● 应用集成

    系统提供了良好的兼容性和扩展性。可根据企业的实际业务需要,对模块进行定制开发,并与指纹采集仪、签名版、身份证阅读器、扫描仪等外接设备进行应用集成,达成数据互通;还可与外部接口对接,实现授权公网自动上报等自动化管理。

系统价值

慧点科技因公出国(境)管理系统价值


平台支撑

  慧点科技因公出国(境)管理系统采用Indi.Platform平台,提供强大的底层架构。 Indi.Platform是慧点各类应用产品的基础和平台,是以IBM Domino平台为底层架构,Domino的功能强大,界面丰富,主要用于辅助多人协同工作,从而突破平台、技术、组织和地理上的限制,充分实现信息与技术方面的共享。该软件目前在企业级基础通信、办公自动化和信息发布等领域已取得领导地位,在国内企事业单位中得到了广泛应用。慧点科技作为IBM大中华区的长期重要合作伙伴,与IBM携手共同服务了上千家中国的大型集团企业在内的央企、国企。

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